Під час використання системи досить часто виникають питання з додання нового функціонала, або вдосконалення існуючого. Якщо ці питання неможливо вирішити на місці співробітниками відділу, то слід звернутись до розробників системи.
Найкращим варіантом звертання є використання електронної пошти. Саме цей спосіб дозволяє обмінюватись інформацією у повному обсязі – пересилати документи, файли оновлень, ілюстрації тощо. Більш того, листування електронною поштою виконує роль протоколу спілкування. Завжди можна знайти необхідне повідомлення, що було надіслано раніше, визначити час, коли відбулось звертання користувача і надано йому відповідь.
В цьому випадку важливим є правильна постановка питання, його опис і надання всієї необхідної інформації для його розуміння і розв’язання.
Опис бажано виконувати у вигляді документа MS Word, в якому можна навести ілюстрації до питання, скріншоти програми тощо.
Знімок екрана (англ. screenshot, скріншот) – зображення, створене із запису елементів екрана комп'ютера, що їх бачить користувач. Як правило, це цифрове зображення створюється операційною системою або спеціальним програмним забезпеченням, хоча може також бути зробленим за допомогою фотокамери.
Для отримання скріншота достатньо натиснути клавішу "Print Screen". Картинка-копія екрана буде розміщена у буфері обміну. Її можна вставити в текст опису проблеми в документ MS Word, вибравши команду Вставить з меню Правка.
Для зменшення обсягу файлу, який буде прикріплено до електронного листа, слід користуватись програмою-архіватором. У операційній системі Windows XP можна скористатись вбудованим засобом ZIP-архівації. Для цього у програмі Проводник слід вибрати потрібний файл, натиснувши на ньому правою кнопкою миші. При цьому буде відкрито контекстне меню, з якого для упакування файлу в архів слід вибрати Отправить–Сжатая ZIP-папка.